La productivité signifie différentes choses pour différentes personnes. Pour certains, cela signifie terminer une quantité donnée de tâches dans un délai défini. Dans ce cas, un travailleur qui termine une centaine de tâches est considéré comme plus productif qu'un collègue qui termine 80 tâches, par exemple.
Pour d’autres, la productivité signifie effectuer un travail de qualité (travail prioritaire) et dépasser les attentes fixées dans un délai raisonnable. Dans ce cas, la qualité prime sur la quantité, de sorte qu'un travailleur qui termine une tâche hautement prioritaire est considéré comme plus productif qu'un collègue qui accomplit deux tâches moins prioritaires, voire plus.
Bien qu’aucun des deux concepts ne soit faux, il existe peut-être une meilleure façon d’envisager la productivité : la considérer comme une mesure de l’efficacité avec laquelle les travailleurs utilisent leur temps et leurs efforts. En d’autres termes, la productivité doit être définie comme le fait que les travailleurs font les bonnes choses, au bon moment et avec les bons outils pour atteindre rapidement les objectifs fixés. Voici 4 conseils de productivité pour remettre votre équipe (ou vous-même) sur le bon chemin :
1. Investissez dans des outils de productivité intelligents
Plus les outils que vous utilisez sont efficaces, plus il vous sera facile de prioriser les tâches et de planifier votre travail. Vous terminerez les tâches plus rapidement, améliorant ainsi la qualité de votre travail. Il existe de nombreux outils de productivité virtuelle que vous pouvez ajouter à votre poste de travail, certains gratuitement et d'autres moyennant un petit abonnement.
L'un des outils de productivité les plus essentiels est un logiciel qui vous aide à convertir au format PDF tous vos documents Excel et Word. La polyvalence des fichiers PDF les rend parfaits pour la tenue de dossiers, la facturation sans papier, le cryptage et l'envoi de factures, ainsi que la conversion de documents papier en enregistrements numériques sans tout saisir à la main. Ils facilitent et simplifient le partage des données de projet, en particulier pour les entreprises numériques et les équipes distantes.
D'autres incluent :
- Logiciel de gestion de projet tel que Trello. Cet outil fournit aux chefs d'équipe l'organisation des flux de travail dont ils ont besoin pour rester au courant des projets d'équipe sans compromettre la productivité.
- Applications de prise de notes telles qu'Evernote. Ils vous aident à noter, archiver et suivre vos idées. Vous pouvez intégrer ces outils dans votre navigateur Web afin de pouvoir annoter le contenu important des pages Web.
- Une application de tâches telle que Google Agenda vous aide à consacrer du temps aux tâches, à planifier des réunions et à respecter les délais fixés, en particulier pour les projets à long terme. Un logiciel de suivi du temps, par exemple Toggl, synchronise vos activités avec votre stockage cloud en temps réel pour vous aider à suivre vos heures facturables et à analyser votre productivité.
2. Apprenez à gérer les interruptions et les distractions
Si vous êtes de retour au bureau, il est difficile de créer un environnement de travail sans distraction. Ou si vous travaillez toujours à domicile, vous êtes entouré d’un tout autre ensemble de distractions. C'est pourquoi vous avez besoin d'une stratégie pour gérer vos distractions les plus courantes . La plus grande distraction à l’ère numérique est votre smartphone. Commencez par désactiver toutes les notifications du téléphone. Vous pouvez ensuite planifier une heure pour répondre aux appels, messages vocaux ou SMS manqués, de préférence après avoir atteint des étapes raisonnables ou progressé dans votre journée de travail.
Ensuite, il y a cette distraction très controversée : le multitâche. Beaucoup de gens ne seraient pas d’accord avec cela, mais, selon les experts, vos tâches de travail se transforment en distractions chaque fois que vous devez interrompre votre concentration sur une tâche pour vous concentrer sur une autre. Exécuter plusieurs tâches simultanément vous désorganise, interrompt votre cheminement de pensée, vous ralentit et gâche considérablement votre productivité. Apprenez à accomplir une tâche à la fois.
Si vous travaillez dans un bureau bruyant, vous pouvez minimiser les distractions sonores en diffusant du « bruit blanc » ou de la musique classique avec des écouteurs. Les bruits blancs noient les bruits indésirables et vous aident à vous concentrer sur les tâches à accomplir. Expliquez également clairement à vos collègues que vous n’êtes pas d’humeur à être distrait ou bavardé inutilement lorsque vous travaillez à votre bureau.
3. Restez en bonne santé
Un travailleur en mauvaise santé est un travailleur improductif. Prenez bien soin de votre santé en faisant régulièrement de l'exercice . Si vous n'avez pas le temps ou l'argent pour vous inscrire à une salle de sport, faire du vélo ou marcher pour vous rendre au travail ou en revenir peut être une bonne option d'entraînement pour vous. Ou bougez pendant que vous travaillez avec un tapis roulant ou un bureau de vélo . En dehors de cela, vous devez limiter votre consommation de collations inutiles et malsaines pendant la journée de travail. Essayez de manger des aliments sains qui non seulement garderont votre corps en bonne santé, mais garderont également votre esprit plus vif et plus concentré. Vous devriez essayer de boire au moins un litre d’eau chaque jour et de dormir au moins 8 heures par nuit.
4. Devenez un lecteur assidu
La lecture est un moyen éprouvé de réduire le stress. Cela vous permet d'abandonner les problèmes de la vie, de vous perdre dans l'histoire et de vous détendre. Un esprit détendu est un esprit sain et productif. De plus, la lecture est un excellent moyen d’exercer les « muscles » de votre cerveau. Cela a le même effet sur le développement de la force de votre esprit que jouer ou résoudre des énigmes.
En plus d'encourager la stimulation cognitive, la lecture est également un moyen sûr d'ajouter des mots supplémentaires à votre actif afin que vous puissiez mieux vous exprimer et vous sentir plus confiant dans votre vie professionnelle. Il vous fournit de nouveaux extraits d’informations qui peuvent vous aider à relever de nouveaux défis mieux et plus rapidement. Cela augmente également vos capacités de réflexion.
Conclusion
Apprenez à communiquer efficacement et à être honnête avec vous-même. Si vous n'êtes sûr de rien, demandez à quelqu'un. Si vous prenez du retard dans la plupart des projets, soyez ouvert à l'évaluation de votre performance au travail. Soyez responsable de vos faiblesses et tirez le meilleur parti de vos forces. Poussez-vous maintenant à appliquer ces conseils de productivité à votre vie quotidienne et vous commencerez à atteindre vos objectifs.
Par : Sandra Whitney, HRCloud.com
